Raramente el buen coleccionista se limitará a acumular objetos: lo más seguro es que experimente el deseo de conecerlos a fondo, saber su nombre, sus características, de dónde proceden... Cuando se tienen unos pocos ejemplares estos datos pueden retenerse en la memoria, pero rápidamente se hace indispensable anotarlos de alguna manera si no queremos olvidarlos. Aquí es donde entran en juego las etiquetas.

Existen varias formas de mantener esta información y cada cual debe elegir la más acorde con sus intereses. Si mantenemos los ejemplares en cajas individuales, pueden adjuntarse las etiquetas a cada caja, aunque hay que tener buen cuidado de no liar unas con otras. Si los ejemplares no están individualizados, o los mantenemos en lugares donde no es cómodo colocar un papelito, habrá que buscar otra solución.

Lo primero que se le ocurre a uno es utilizar un trocito de papel autoadhesivo en el que pueden anotarse los datos (o al menos un número de referencia) y pegarse en algún lugar de la concha donde no se note mucho (en el interior, por ejemplo) Sin embargo, hay que decir que ésta no es una buena solución, principalmente por que la mayoría de las etiquetas autoadhesivas no se adhieren bien a la concha y es fácil que más tarde o más temprano se caigan, se pierdan, y adiós a nuestros valiosos datos. Si optamos por utilizar algún pegamento de mayor adherencia, hay que tener cuidado de que su composición química no dañe irreparablemente el ejemplar, y además conviene asegurarse de que podremos retirarlo si alguna vez es necesario hacerlo. Lo mejor en caso de duda es probar primero con algún ejemplar sin valor, a ver qué pasa...

El método de elección en la mayoría de las colecciones serias es el asignar a cada ejemplar un número que se escribe con tinta china (o alguna otra tinta indeleble, pero atención, en caso de duda, probar primero) en algún lugar no demasiado visible de la concha. Los datos propiamente dichos se anotan aparte en fichas, o en una simple libreta, haciendo referencia al número asignado. Este método tiene la ventaja de que es muy difícil perder la identificación (aunque la tinta puede eliminarse mediante un rascado cuidadoso o un lavado a fondo si es necesario) y el inconveniente de que, a veces, resulta difícil encontrar un lugar poco visible y la estética sale perjudicada. No obstante, si se tiene buena letra y se hacen los números pequeñitos, es sin duda el mejor sistema.

A veces ocurre que los ejemplares son realmente demasiado pequeños para escribir nada, y en este caso la única solución posible es guardarlos individualmente, en cajas o viales cerrados, y adjuntar la etiqueta con el número. Como sistema de numeración puede emplearse el que se desee, correlativo o no, con letras para las familias o cualquier cosa que a uno se le ocurra, no obstante, conviene pensárselo bien antes de empezar, ya que es sumamente engorroso tener que cambiar el sistema cuando nuestra colección ha alcanzado ya unas ciertas proporciones.

Como hemos comentado antes, para anotar los datos pueden utilizarse fichas de papel (buen papel y buena tinta, por favor, ¿quién sabe qué será de nuestra colección dentro de 200 años?) pero en esta era de la informática, no podemos olvidarnos de que existen también las bases de datos electrónicas. De hecho, los encargados de los museos os agradecerán muchísimo su uso si alguna vez decidís donar vuestra colección, ya que les ahorrará un montón de trabajo. Por otra parte, existen en el mercado programas específicos para estos menesteres, que os permitirán configurar vuestra base de datos sin complicaros la vida, como el conocido Concholi (que además es gratis, buscadlo en la sección de Enlaces) Lo que sí que hay que tener en cuenta es que los ordenadores fallan y los discos se estropean, así que, si mantenéis un registro electrónico, cuidaos muy mucho de tener copias de seguridad (mejor varias) o siempre correréis el riesgo de perder datos irreemplazables. Si queréis un consejo, haced ambas cosas: un registro electrónico completo y una ficha en papel con los datos más indispensables. Por si acaso.

Por último, si no queréis alterar en absoluto la belleza natural de vuestros ejemplares, hay una posibilidad más, aunque resulta más cara y compleja. Se puede fotografiar el ejemplar, anotando junto a la fotografía los datos que nos permitan localizarlo luego con seguridad, como las medidas exactas, señas particulares, etc... (no, no hacen falta las huellas dactilares)

Estupendo, ya sabemos cómo mantener identificados nuestros ejemplares, ahora bien, queda por decir qué debe figurar en nuestra etiqueta o base de datos. Por principio, la ficha debe ser lo más completa posible; aunque al principio nos parezca exagerado, es conveniente anotarlo todo: más adelante uno puede decidir si utilizar o no datos que tiene, pero nunca podrá utilizar datos que no tenga.

Lo primero, evidentemente, es la identificacción taxonómica de la especie. Nombre común, científico y familia a la que pertenece es más que suficiente, ya que los demás datos taxonómicos siempre estamos a tiempo de buscarlos en la bibliografía si nos son necesarios. Es importante anotar el nombre científico completo, incluído autor y fecha, ya que dado el caos nomenclatural de muchos grupos, es fácil que distintos libros den distintos nombres; de esta manera siempre será posible localizar los sinónimos y saber a qué atenerse.

Esta identificación es una de las cosas que más suele preocupar al coleccionista autorecolector, ya que sólo la experiencia proporciona la seguridad necesaria para identificar correctamente muchos ejemplares (los ejemplares comprados suelen venir ya identificados, y si el vendedor es serio, con bastante fiabilidad) En general, debe tenerse en cuenta que la identificación debe limitarse al nivel que estemos seguros: es preferible indicar una familia segura que un género dudoso. En último extremo, debemos dejar constancia (mediante signos de interrogación o cualquier otra cosa interpretable como tal) de nuestras dudas.

A continuación, el lugar de procedencia y las indicaciones ecológicas. Estos datos son en realidad mucho más importantes que la identificación taxonómica: cualquier experto puede identificar nuestro ejemplar en cualquier momento, pero sólo nosotros sabemos de dónde ha salido. De hecho, estos datos tienen mucho más valor científico, porque pueden constituir un descubrimiento interesante; es improbable que lleguemos a encontrar una especie desconocida, sin embargo no es tan difícil que encontremos a una especie conocida en un lugar o hábitat en el que se desconocía su existencia.

El lugar de procedencia debe indicarse lo más exactamente posible (hay quien recurre al posicionamiento mediante GPS, pero tampoco hace falta tanto) No basta indicar la zona general, por ejemplo "Málaga, España", hay que ser más concreto: "Playa de la Malagueta, Málaga, España" y si se puede, más aún: "Playa de la Malagueta, junto al espigón del Puerto, Málaga, España". Además son muy interesantes los detalles de la recogida (profundidad, sistema de captura, etc...) y los datos ecológicos: tipo de sustrato (sobre arena, rocas, algas...), ejemplar vivo o muerto, solitario o en grupos, abundancia relativa, recogida de día o de noche, en la playa tras una tormenta, etc... En fin, todo aquello que pueda ser interesante y que más adelante no conseguiremos recordar si no lo apuntamos ahora.

Después, el recolector y la fecha. A menudo el ejemplar no lo hemos capturado nosotros personalmente, sino un amigo, un pescador, etc... Es importante averigüar directamente todos los datos que podamos (como los citados anteriormente) y tener en cuenta la credibilidad y conocimientos del recolector en cuestión. Cualquier dato dudoso debe señalarse como tal. En cuanto a la fecha, es especialmente importante la época del año, ya que puede proporcionar datos ecológicos relevantes.

Por último, si la concha se ha obtenido comercialmente, cabe también reseñar el nombre del vendedor y el precio. Realmente sólo una parte de estos datos deberían acompañar a la concha en sí, ya que si no se corre el riesgo de tener más bien una colección de etiquetas acompañadas por conchas, pero si se organiza un sistema de fichas paralelo, es fácil mantener toda esta información (y más aún) al día y a mano.